Se oggi hai un’azienda piccola, media o grande che sia, potresti trovarti nella necessità di implementare tecniche di analisi sempre più sofisticate per contrastare la mancata conformità a normative e le frodi.
È assolutamente necessario farlo prima che si verifichino danni e prima che le autorità di regolamentazione scoprano falle legali nei tuoi sistemi di cui tu stesso non eri a conoscenza.
Sto parlando, quindi, di compliance analytics e GDPR, un tema che nessuna azienda dovrebbe ignorare per evitare di trovarsi in brutte acque in futuro.
Il problema è che le aziende, in genere, si trovano a inseguire problemi di questo genere solo dopo che si sono verificati. A quel punto, però, tutto quello che si può fare è mitigare i danni, in altre parole: sborsare un sacco di soldi e pregare che la ferita si sani presto senza ulteriori conseguenze.
Il caro vecchio detto “prevenire è meglio che curare, in questi casi, ha più valore che mai. Non a caso sempre più imprenditori si stanno rendendo conto che questioni come la compliance analysis sono un tassello fondamentale di gestione dato che i costi da sostenere in caso della scoperta tardiva di falle nei sistemi, sono spropositati, a volta proibitivi.
Lo sanno bene tutti coloro che oggi hanno un sito web e hanno avuto problemi con la GDPR, una policy a cui è difficile adeguarsi, per il mancato adempimento della quale le multe possono arrivare anche a… 20 milioni di euro! Ehm no, non sto scherzando. Proprio per questo motivo ho deciso di creare questa guida per fare chiarezza sui principali errori da evitare in fatto di compliance analytics.
I 5 errori da evitare nella Compliance Analytics e GDPR
Sono almeno 5 gli errori comuni che molte aziende che si muovono sul web fanno in fatto di GDPR. Andiamo quindi ad analizzarli per provare a prevenirli o bloccarli sul nascere.
1 – Ti sei già adeguato? Ok non finisce mica lì…
La trappola in cui cadono in molti è pensare che una volta fatto l’adeguamento finiscano anche le responsabilità. Beh, purtroppo le cose non stanno così, specie quando si parla di realtà aziendali complesse (settore bancario, assicurativo etc…).
Per seguire il regolamento a dovere ci sono una serie di obblighi cui ottemperare. Soprattutto quando parliamo di realtà complesse in continuo cambiamento/aggiornamento, è naturale che anche la compliance vada adeguata e aggiornata di pari passo.
Basti pensare all’apertura di nuovi uffici e servizi o a quando vengono implementate nuove tecnologie, tutto deve essere aggiornato a dovere.
2 – Hai un addetto privacy/compliance?
A molti potrebbe sembrare eccessivo, ma dare questo genere di mansione o responsabilità a una persona precisa in azienda, può essere la carta vincente. Non parlo di stipendiare qualcuno soltanto per occuparsi della compliance o della questione privacy, ma quantomeno di coinvolgere il personale amministrativo nel controllo di questo aspetto.
Mi rendo conto che un imprenditore guarda subito ai problemi pratici di questa faccenda: difficile dare questa ulteriore responsabilità a qualcuno che già si occupa di altre questioni in azienda eppure, concordando magari qualche bonus o una maggiorazione di stipendio, ci si potrà dotare di un referente per le questioni compliance che permetta di evitare grossi guai in futuro per l’azienda.
3 – Non pensare di limitarsi al “compitino”
Molto spesso le piccole aziende o liberi professionisti che devono adeguarsi in tema privacy e GDPR richiedono a chi demandano tale responsabilità di limitarsi a fare il minimo per essere in regola: niente di più sbagliato.
In realtà, non esiste questa soglia minima entro la quale fili tutto liscio. Bisogna essere pronti a fare tutto il necessario per adeguarsi al massimo livello alla normativa. Le cose fatte a metà rischiano solo di causare più problemi, invece di offrire soluzioni. Dunque, un risparmio oggi non è certo la soluzione ideale per stare tranquilli domani.
4 – Il copia-incolla? Non funziona!
Il consenso al trattamento dati è davvero una questione delicata, questo perché quando si parla di dati, appunto, la situazione non è univoca e semplice, ma ci sono diverse casistiche da considerare. Come si possono classificare come identici, ad esempio, i dati di un cliente o quelli di un fornitore?
Parlando di GDPR e trattamento dati, tutto deve essere modificato a seconda della specifica casistica, i copia-incolla fatti solo per risparmiare soldi e tempo non offrono alcuna garanzia di rispetto delle policy e dei regolamenti vigenti. Meglio evitare!
5 – Non dotarsi di procedure adeguate
La questione privacy e GDPR dalle aziende a volte è talmente sottovalutata e presa sotto gamba che non si pensa nemmeno a dotarsi di un protocollo ben preciso riguardante questo aspetto. Le aziende, si sa, sono fatte di processi e la loro ottimizzazione è fondamentale per il buon proseguimento del business.
Ebbene, tutti questi processi dovrebbero essere permeati da un controllo e un rispetto della privacy, ma non finisce qui. Devono esserci procedure specifiche che riguardano anche il rischio, la prevenzione e le contromisure relative ad eventuali problematiche di privacy:
- Cosa fare in caso di sistemi violati?
- Cosa fare se dovesse esserci una fuga di dati?
- Che accade in caso di perdita di dati di un fornitore o cliente?
In un’azienda che si rispetti e ben organizzata per l’ottemperanza alle normative non si possono lasciare queste domande senza risposta.
Leggi anche: cosa sono le Marketing Analytics (e perché non dovresti farne a meno)
Preoccupato dalla Compliance Analytics? Rivolgiti a un professionista!
Si insomma, lo hai capito. La questione privacy online come offline è davvero complicata. Riuscire a gestire la cosa con normative in costante cambiamento, poi, diventa sempre più difficile.
Per questo la soluzione migliore potrebbe essere quella di affidarti a un professionista che si occupa di tali questioni, anzitutto per fare in modo che il tuo sito web aziendale sia al riparo da ogni contenzioso legale o salatissima multa.
In quanto consulente di web marketing e SEO, sono spesso a contatto con imprenditori che hanno questo genere di problematiche. Per questo se volessi qualche dritta a riguardo, non esitare a contattarmi, anche da qui, attraverso il sito.